אפליקציות שמחברות את אנשי שטח בשרשרת האספקה עם מערכת ה ERP

כותרת עם מילות מפתח

בארגונים עסקיים וחברות, אשר עוסקים במסחר, יבוא, יצור, שיווק ואספקה סחורות ומתן שירות באתר הלקוח נוצר צורך לחבר את אנשי השטח ואת הפעולות שמבוצעות על ידם אל תוך מערכת המידע (ERP) ולהביא לרצף עבודה ועדכון הנתונים בזמן אמת.

כותרת עם מילות מפתח

עם התפתחות הטכנולוגיה בתחום התקשורת ומאז שהמכשירים הסלולאריים נכנסו לחיינו החלו להתפתח בשנים האחרונות אפליקציות ופתרונות מחשוב נייד המאפשרים לחבר את אנשי השטח בשרשרת האספקה כחלק אינטגראלי מהמשתמשים במערכת ה-ERP בארגון.

כותרת עם מילות מפתח

ארגונים אשר טרם החלו בשימוש בכלים המאפשרים חיבור אנשי שטח למערכת ה-ERP, סובלים מחוסר תקשורת רציפה ומחוסר בקרה על עובדי השטח, מביצוע איטי של תהליכי שרשרת האספקה, תפוקות עובד נמוכות, טעויות בביצוע, בזבוז זמן על העברת מידע נכון לאנשי השטח, עבודת יתר של אנשי המשרד באימות ותיוק המידע.

כותרת עם מילות מפתח

טכנולוגיות אפליקציות המובייל המוצעות היום מאפשרות תקשורת מהירה וישירה בין העובד הנייד לארגון וההיפך.

אפליקציות לאנשי שטח בשרשרת האספקה מאפשרות תקשורת, שליטה, בקרה ומעקב רציף אחרי הביצועים של עובדי המחסן והלוגיסטיקה, סוכני השטח, טכנאים ומתקנים בשטח ונהגי ההפצה.

כותרת עם מילות מפתח

עדכון המידע והנתונים באופן דיגיטלי אל ובתוך מערכת ה-ERP עושה כל פונקציה בשרשרת האספקה ליותר יעילה ומדויקת, ומאפשרת ביצועים טובים ומדויקים יותר שבסופו של יום מגדילים את היקפי הפעילות, מגדילים ריווחיות ומתן שירות טוב יותר ללקוח.

שימוש באפליקציות לאנשי השטח הופך לצורך וחלק בלתי נמנע מתהליכי העבודה בכל ארגון.

הכנסת הזמנות ע"י סוכני מכירות:

טרם עידן אפליקציות לעובדי השטח סוכני המכירות נאלצו לרכז את המידע בפנקס/מחברת או הקלדתם בקובץ ממוחשב, הדפסה והחתמת הלקוח. הכנסת הזמנה לוותה באי ידיעה מדויקת על רמת המלאי, אי ידיעה לגבי חובות הלקוח, הקלדת הנתונים במשרד תוך איבוד זמן עד לתחילת תהליך שרשרת האספקה.

באמצעות אפליקציה לסוכני מכירות (Pre sale/van sale) ניתן לשפר באופן משמעותי ביצועים:

• מהירות העברת הנתונים: מאפשרת לסוכן המכירות להתעדכן בזמן אמת על מצב מלאי מוצרים, סטטוס הזמנות פתוחות של הלקוח, עדכון מערכת ה-ERP בפעילות הזמנה חדשה.

• תנודתיות הזמנות לקוח: ניתן לראות את קצב ההזמנות של הלקוח תוך בדיקת היסטורית הזמנות בזמן אמת.

• שיקוף חוקים עסקיים: מתן אישורים והרשאות באופן מהיר תוך אפשרות בקרה מצד הארגון על פעולות סוכן השטח.

• עמידה ביעדי מכירות הסוכן: באמצעות החיבור הישיר למערכת ה-ERP ושימוש בפונקציה בסיסית באפליקציה, סוכן המכירות ומנהל המכירות עוקבים אחר ההתקדמות ביעד המכירות.

• גבית כספים בשטח: באמצעות אפליקציית סוכני מכירות ניתן 1. לקבל מידע עדכני על חובות הלקוח בעת הביקור אצלו והתראות על מעבר מועד פירעון. 2. גביית כספים והנפקת קבלות עבור תשלום מזומן , כרטיס אשראי וצ'ק מתוך מערכת ה-ERP.

• דחיפת מבצעים ומוצרים: תוך כדי יום עבודתו מקבל סוכן המכירות עדכון לגבי מבצעי מחירים לגבי מוצרים ספציפיים.

• הצגה באמצעות קטלוג תמונות: סוכן המכירות משתמש באפליקציה לאתר מורים ויזואלית ולהציג תמונות דרך טאבלט מוקשח שעליו אפליקציה המאפשרת העברה מהירה של המידע גם בתמונות מתוך מערכת ה-ERP.

• מסלול ביקורים ,משימות ופגישות: באמצעות אפליקציה לסוכני מכירות שטח, ניתן ליצור מסלולי ביקורים כולל ניווט אוטומטי, משימות ופגישות באופן מתוכנן או דינאמי עפ"י פעילות יומי ושבועית.

• דוחות דינמיים ואפשרויות סינון: האפליקציה מאפשרת תמונה עדכנית באמצעות דוחות מעודכנים לגבי היסטוריית פעילות לקוח/פריט (רמות מלאי) ופעולות שמבוצעות בהווה ועתיד, אספקות, הגעת וקליטת מוצרי רכש ועוד מגוון אפשרויות סינון.

ארגונים שמשתמשים באפליקציית סוכני מכירות מגיעים לתפוקות גבוהות יותר באופן משמעותי, תפוקות וביצועים גבוהים בתחום המכירות מקדמות את הפעילות המסחרית של הארגון.

חיבור אנשי השטח בכל שרשרת האספקה מאפשר תהליכים מהירים ועמידה בקצב פעילות מוגבר, שליטה ובקרה מתמדת בכל זמן, מידע זמין ומהימן.

שילוב פעילות הלוגיסטיקה וניהול המלאי לאנשי השטח במחסן:

השלב הבא בשרשרת האספקה הוא שלב ניהול והכנת המלאי להכנת וליקוט ההזמנות, אריזה וניפוק (תעודת משלוח/אריזה), אכן שלב חשוב וקריטי במימוש ההתחייבות לאספקת התוצרת ללקוח.

באמצעות מערכת לניהול מחסנים (WMS- Warehouse Management System) ניתן לתכנן ולנהל את מלאי הארגון באופן אופטימלי שיאפשר זרימת תהליכי לוגיסטיקה במהירות וללא תקלות של חוסר מלאי, בזבוז זמן בחיפוש אחרי מלאי מוצרים במחסן, אין צורך בתלות בזיכרון של עובד, יעילות וניצול משאבים על ידי גלי ליקוט לפי מוצר או הזמנות.

ארגונים שטרם הכניסו תהליך של ניהולי מלאי ממוחשב ושימוש במסופונים לליקוט, קליטה, העברות בין מחסנים וספירות מלאי מתחבטים בשאלות ודילמות לגבי אמינות המלאי, בזבוז זמן על חיפוש מלאים, טעויות בעברת מידע עקב שימוש בטפסי בכתב יד לא ברור , עבודה בקצב מהיר בזמני לחץ בשיא העונה.

מערכת WMS מטפלת ומאפשרת כלים לשיפור התהליכים הלוגיסטיים ועבודת מחסן יעילה:

• קליטת סחורה ואחסון: מתבצעת קבלת סחורה, בדיקת ועדכון לתוך מערכת המלאי באמצעות מסך קליטה במסופון נייד, המידע מהספק מאומת אל מול הזמנת הרכש. משימת אחסון מתבצעת עפ"י הפרמטרים פריט, משפחה, אזור אחסון, מחזור מכירות או מק"טים שונים באותו אזור במחסן.

• החזרות לספק: תעודות החזרת מוצרים נפתחות אוטומטית לתעודות קבלת סחורה שכוללות מוצרים שמוחזרים, הפעולות נעשות באזור הקליטה רחוק ממחשב באמצעות מסופון נייד שעליו אפליקציית ה-WMS, מסכי מערכת המידע כחלק מאפליקציה ידידותית לקלה לשימוש.

• ניהול ומעקב אחר מוצרים: בעלי מספרים סידוריים משלב הקליטה, אחסונם, ליקוטם ועד האספקה ללקוח. מערכת ה-WMS מאפשרת התנהלות אחר מנות יצור והתנהלות אחר מוצרים בנים המרכיבים את המנה, התנהלות ועקיבות אחר פיצול מנות המורכבות ממכלולים.

• מיפוי והגדרת מיקומים ואחסון: מערכת WMS מאפשרת קביעת מיקום הפריטים במחסן עפ"י פרמטרים, נפח, תדירות ליקוט (Fast/slow movers), משקל, FIFO/FEFO ועוד. המערכת מבצעת המלצות למשימות ריענון מאזורי האחסון הגבוהים אל אזורי התדירות הגבוהה הנמוכים מהם מלקטים. המלצות מושפעות מאסטרטגית ניהול המלאי שמבוססות על פעילות מחזורית של מלאי .

• ליקוט והכנת הזמנה למשלוח: מיפוי והגדרת האיתורים מתבצע באופן כזה שהמלקטים ינועו קדימה כל הזמן בשביל נחש ולא יחזרו לאחור ללקט. במערכת ה-WMS מוזנות הזמנות הלקוח ע"י סוכני המכירות או פורטל לקוחות, ההזמנות מתורגמות למשימות ליקוט חכמות באמצעות מסופונים עם קורא ברקוד אינטגרלי. המחסנאי מבצע את משימות הליקוט אשר מכילות את סדר קווי החלוקה. התהליך יעיל ומהיר בעד פי 10 מתהליך ידני באמצעות טפסים ידניים, בסיום התהליך בלחיצת כפתור במסופון מופקות תעודות משלוח ומדבקת שילוח.

• ספירות מלאי: ספירות מלאי באמצעות אפליקציה לספירות מלאי כחלק ממערכת ה-WMS או בנפרד ממנה. מערכת שמשדרת און ליין למערכת ה-ERP את דו"ח הספירה שנעשה עם מסופון ע"י קריאת ברקוד של איתור > מק"ט > והקשת כמות. שימוש באפליקציית ספירות מלאי מאפשר ספירה מהירה ומדויקת באופן משמעותי מספירה ידנית, רישום ידני ועדכון הדו"ח לתוך מערכת ה-ERP.

ארגונים אשר משתמשים במערכת WMS נהנים מאמינות מלאי, שליטה ובקרת תהליכים, תלות מינימאלית בזיכרון של עובדים, דיוק והקטנת טעויות בליקוט, הספקי עבודה מדהימים, התייעלות תהליכים והחשוב ביותר עמידה בדרישות והקצב שמוכתב ממערך המכירות.

לצורך הכנסת מערכת WMS לארגון יש צורך בהכנת תשתיות נכונה, WIFI לאפשר תקשורת המערכת מול מסופוני המחסנאים, שרת מתאים להכיל את בסיס הנתונים, מידוף מחסן מתאים, מיפוי והדבקת איתורים (כתובת ומיקום פיסי של הפריט=איתור).

יישום מערכת ה-WMS מורכב מכמה תהליכים בסיסים בהם מעורבים מיישם WMS ומנהל פרויקט ה-WMS מטעם הלקוח. פעולה ראשונה היא איפיון התהליכים הקיימים והמלצות להתאמה למערכת ה-WMS לאחר צפייה של מספר ימים בשטח בפעולות המצב הקיים מוגדר שלב ההמלצות. עם החלטה לגבי המלצות לתהליכים מותאמים למערכת ה-WMS מתחיל השלב השני אופטימיזצית המערכת. אל מול קונפיגורטור מוגדרים התהליכים במערכת ה-WMS /ERP. בשלב הזה דורכים ומקנפגים את המערכת.

שלב שלישי הינו שלב הסימולציות ובדיקות קבלת המערכת אשר עם סיום עוברים לשלב הבא.

שלב רביעי, העלייה לאוויר עם מערכת WMS.

לאחר שהמשלוחים מוכנים בתעודות משלוח מגיע החוליה השלישית בשרשרת האספקה, תכנון ומקב אחרי המשלוח משלב הגדרת קו החלוקה דרך העסה, מיסלול, פריקה ואישור קבלה ע"י הלקוח.

בארגונים שאינם משתמשים במערכת הפצה שמחוברת כחלק אינטגרלי למערכת ה-ERP נועל למצוא לא אחת, חלוקה שגויה של חבילות, חוסר שליטה על הספקי נהג החלוקה, טעויות בבחירת קו חלוקה, חוסר באישור מסירה, חוסר שליטה ובקרה בהחזרות מלקוח והרבה בזבוזי זמן בהתקשרויות למשרד ובבירורים של המידע הנדרש.

אפליקציה לנהגי שטח(POD) ולניהול מעקב האספקות משמת כלי ניהול וביצוע תהליך האספקה והמשלוח:

• שיבוץ משלוחים לקווי חלוקה/משאיות: לאחר שהוגדר קו החלוקה בכרטיס הלקוח מתבצע שיבוץ אוטומטי של המשלוחים למשאיות החלוקה וכל נהג מקבל את רשימת החלוקה היומית.

• בקרה שלהעמסת המשלוחים: האפליקציה לנהג מאפשרת העמסה של המשלוח תוך קריאת ברקוד של כל הקרטונים באמצעות מסופון מוקשח עם קורא ברקוד אנטגרלי. החבילות נסרקות אחת אחת מועלות למשאית, כאשר נעשה סידור של החבילות הראשונות הן האחרונות לאספקה באותו יום.

• מסלול וסידור כתובות אוטומטי: האפליקציה תסדר את נקודות החלוקה באופן אוטומטי בהתחשב באילוצי הדרך, פקקים, רמזורים, כבישים מהירים ועוד.

• הגדרת משימות שאינן אספקה: באמצעות אפליקציה לנהגים שמחוברת אל מערכת ה-ERP ניתן לתת לנהג משימות מתוכננות ולא מתוכננות לביצוע ביום העבודה. לאסוף מעטפה מלקוח, לשטוף את המשאית, החזרה מתוכננת מלקוח ועוד.

• פתיחת משימת החזרה: אפליקצית נהגים מאפשרת לנהג לקבל משימת החזרה מתוכננת ולא מתוכננת לפתוח תעודת החזרה שמתעדכנת במערכת ה-ERP והגדרת סטטוס ומיקום הימצאות ההחזרה עד להגעה למחסן. עקיבות אחר ההחזרה בתוך מערכת ה-ERP.

• בקרת פריקה: עם ההגעה ללקוח ולפני האספקה של המשלוח ללקוח נעשית בקרה של תהליך הפריקה. באמצעות מסופון עם קורא ברקוד אינטגרלי נסרקות החבילות הנפרקות ונעשה וידוי שאכן הן החבילות הנכונות.

• אספקה ללקוח והחתמתו: השלב האחרון בחוליה זו של שרשרת האספקה. רישום פרטי המקבל והחתמתו על תעודת המשלוח על צג המסופון POD-Proof Of Delivery. שליחת התעודה החתומה במייל ללקוח.

• צילום נספחים ותיוק אוטומטי של תעודות חתומות במערכת ה-ERP: ברגע אישור החתמת הלקוח התעודה החתומה מועברת באותו רגע לתיוק בתוך מערכת ה-ERP, נוצר נספח שמראה מיקום ושעת הפעולה על גבי מפה שמתויק אף הוא במערכת ה-ERP. ניתן גם להוסיף צילום במקרה שנדרג (נזק שנגרם בהובלה וכד') שיתווסף במערכת המידע אף כנספח.

ארגונים שאינם מחברים את נהגי ההפצה ותהליך האספקה למערכת ה-ERP בתהליך מבוקר סובלים מאי יכולת לספק בזמן הנדרש עקב תכנון מסלול לקוי, טעויות באספקה, איבוד חבילות, איבוד תעודות חתומות, חוסר בקרה ושליטה על הנהג.

מערכת לניהול ומעקב אספקות עם אפליקציית נהגים POD מונעת את הנ"ל ומאפשרת סגירת מעגל באופן מהיר ומדויק של האספקות בשרשרת האספקה.

החוליה האחרונה בשרשרת האספקה הינה שלב ההתקנה והתחזוקה של המוצר. במקרה של מוצרים חשמליים, אלקטרוניים או מערכות הדורשות התקנה באתר הלקוח אפליקציית טכנאי השטח נותנת מענה דינמי ומתוכנן ותקשורת נתונים רצופה בין אנשי השטח למוקד החברה.

אפליקציית טכנאי השטח מאפשרת תכנון משימות לטכנאי השטח, הנחיות מקצועיות בהתקנות ותיקונים באמצעות שאלונים מנחים שמכתיבים התקדמות התהליך, פירוט ביצוע הפעולות בדו"ח השירות, הוספת חלקי החילוף הנדרשים, הכנת הצעת מחיר והחתמת הלקוח, ניהול מלאי חלפים ברכב שמוגדר כמחסן.

חסל טופסי דוחות שירות יידנים אשר מוקלדים ידנית לתוך מערכת ה-ERP עם פתח לטעויות הקלדה, אין יותר קריאות חוזרות ללקוח בגלל חוסר בחלקים ברכב הטכנאי, אין יותר בירורים טלפוניים אין סופיים עם מוקד הטכנאים.

• ניהול סידוריים והיסטורית תקלות: אפליקציה לטכנאי שטח נותנת לטכנאי תמונה ברורה על הסטוריית התקלות ועוזרת לפתור את התקלה.

• שיבוץ משימות התקנה ותחזוקה יומית לטכנאי: מידי יום מקבל כל מתקין/טכנאי תחזוקה את משימותיו ליום העבודה שכוללים את כל קריאות השרות. הטכנאי מקבל למסופון הנייד את רשימת המשימות כולל מסלול וניווט ההגעה ללקוח.

• שלבי התקנה מוגדרים בתהליך מובנה: באמצעות טפסים, שהמילוי שלהם מוגדר כשאלות חובה מנחים את המתקין/טכנאי לבצע פעולות נכונות.

• אפליקציות ON/OFF LINE: מאפשרות עבודה רציפה ללא תלות בתקשורת סלולרית זמינה. במקרים בהם הטכנאי מבצע קריאה במרתפים או מקומות ללא קליטה סלולארית כל המשימות היומיות נמצאות במסופון הנייד ומאפשר עבודה רציפה. עם הגעה לאזור קליטה ישודר המידע והתעדכן במערכת ה-ERP.

• החתמת הלקוח ותיוק אוטומטי במערכת ה-ERP: כל התהליך מתבצע דיגיטלית וללא עדכון מידע ידני. הלקוח חותם ומאשר ביצוע קריאת השירות ע"י חתימה על צג המסופון, התעודה החתומה מתיוק אוטומטית בתוך מערכת ה- ERP.

• ניהול מלאי ברכב הטכנאי: רכב הטכנאי מוגדר כמחסן לכל דבר אליו וממנו מונפקים חלפים, ניתן לקבוע רמות מלאי ונקודת הזמנה לרכש.